Condividere file con Google Drive

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Condividere file con Google Drive

In questa guida vedremo come condividere file con Google Drive, come impostare il livello di visibilità e come selezionare i permessi di visualizzazione.
Tutti i file presenti in Google Drive (→ cos’è e come funziona Google Drive) sono privati, cioè visibili soltanto dall’utente che li ha caricati. Se scegliamo di condividerli possiamo consentire ad altre persone di visualizzarli, commentarli o modificarli. Inoltre qualsiasi variazione apportata sarà immediatamente visibile a tutte le persone con cui il file è stato condiviso.
Importante: prima di procedere ricordiamo di dedicare molta attenzione alla scelta delle autorizzazioni di condivisione per tutelare la privacy ed evitare che i nostri file diventino accessibili a persone indesiderate.

Come condividere documenti, immagini, file e cartelle con Google Drive

La condivisione di un elemento archiviato in Google Drive può essere effettuato in modi diversi: condividendo l’elemento con persone specifiche, condividendo un link al file o alla cartella oppure condividendo un file pubblicamente.

1º Metodo | Condividere file e cartelle con persone specifiche

Colleghiamoci a Google Drive sul web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sul file o sulla cartella che vogliamo condividere.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi.
Si aprirà la finestra Condividi con altri utenti.
Importante: per condividere più elementi contemporaneamente selezioniamoli in questo modo.
Premiamo e teniamo premuto il tasto Ctrl (o Control) sulla tastiera del computer.
Facciamo clic con il pulsante sinistro del mouse sopra l’elemento che vogliamo condividere.
Ripetiamo l’operazione per tutti i file e le cartelle che vogliamo condividere insieme.

Scegliere le persone con cui condividere un file

Nel riquadro Inserisci nomi o indirizzi email… digitiamo il nome o l’indirizzo email della persona con cui vogliamo effettuare la condivisione.
Facciamo clic su Aggiungi altre persone… per aggiungere altri nomi o indirizzi email.
Importante: se condividiamo un file o una cartella con un indirizzo email non associato a un account Google, l’elemento condiviso potrà soltanto essere visualizzato.

Google Drive invierà una email alla persona con con abbiamo effettuato la condivisione. L’email conterrà un link per accedere all’elemento condiviso con Google Drive. Se vogliamo aggiungere informazioni relative alla condivisione scriviamole all’interno della casella Aggiungi una nota. Se non vogliamo inviare l’email deselezioniamo la casella Invia notifiche.
Importante: se non inviamo una email di notifica, le persone dovranno effettuare l’accesso prima di sapere cosa abbiamo condiviso con loro.
Per concludere e condividere il file o la cartella tocchiamo Invia (l’icona con la freccia che punta verso destra).

Limitare la condivisione di un file

Quando condividiamo un file o una cartella possiamo selezionare le autorizzazioni di condivisione per stabilire cosa le altre persone possono o non possono fare con l’elemento che abbiamo condiviso con loro.
Importante: le autorizzazioni di condivisione non sono definitive ma possono essere modificate in qualsiasi momento. Inoltre le autorizzazioni di condivisione per i file sono diverse da quelle utilizzabili per le cartelle.
Per effettuare la scelta facciamo clic su Modifica direttamente i file (il riquadro con la matita).

Autorizzazioni di condivisione per i file

  • Può visualizzare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file potranno:
    • visualizzare i file condivisi
    • effettuare il download e sincronizzare file su un altro dispositivo
    • creare una copia del file o della cartella da salvare in Google Drive
  • Può commentare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file potranno:
    • visualizzare i file condivisi
    • aggiungere commenti ai file
  • Può modificare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file potranno eseguire le operazioni precedenti ma anche:
    • modificare documenti, fogli di lavoro, presentazioni e disegni
    • condividere oppure annullare la condivisione di file con altre persone
    • aggiungere e rimuovere file da una cartella

Autorizzazioni di condivisione per le cartelle

  • Può organizzare, aggiungere e modificare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso la cartella potranno aprire, modificare, eliminare e spostare tutti i file che contiene.
    Le persone potranno anche aggiungere file all’interno della cartella condivisa.
  • Può solo visualizzare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso la cartella potranno visualizzarla e aprire tutti i file che contiene.

2º Metodo | Condividere un link al file o alla cartella

È possibile inviare un link al file o alla cartella in modo che chiunque ottenga il link possa utilizzarlo. Quando condividiamo un file tramite link il nostro nome sarà visibile e saremo indicati come proprietari dell’elemento condiviso.
Colleghiamoci a Google Drive sul Web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sul file o sulla cartella che vogliamo condividere.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Ottieni link condivisibile.
Dopo alcuni istanti la condivisione tramite link dovrebbe attivarsi automaticamente. In caso contrario spostiamo il selettore verso destra per attivarla.
Sotto Chiunque abbia il link può visualizzare vedremo il link relativo all’elemento che vogliamo condividere.
Incolliamo il link in una email o in un qualsiasi strumento di condivisione.

Impostazioni di condivisione tramite link

Quando condividiamo un link a file o una cartella con Google Drive possiamo modificare le impostazioni di condivisione per definire cosa è possibile fare quando si entra in possesso del link.
Per impostazione predefinita la condivisione tramite link consente soltanto la visualizzazione del file o della cartella.
Per modificare le impostazione facciamo clic su Impostazioni di condivisione (sotto il link).
Si aprirà la finestra Condividi con altri utenti.
Le impostazioni di condivisione che possiamo selezionare sono le seguenti.

  • Chiunque abbia il link può modificare
    Qualsiasi persona in possesso del link potrà visualizzare ma anche modificare il contenuto dell’elemento condiviso.
  • Chiunque abbia il link può commentare (opzione disponibile solo per i file)
    Qualsiasi persona in possesso del link potrà visualizzare ma anche commentare il contenuto dell’elemento condiviso.
  • Chiunque abbia il link può vedere
    Questa è l’opzione predefinita. Qualsiasi persona in possesso del link potrà visualizzare il contenuto dell’elemento condiviso.

3º Metodo | Condividere un file pubblicamente

Se vogliamo consentire a chiunque di cercare, trovare e aprire un file possiamo scegliere di condividerlo pubblicamente. Quando condividiamo un file pubblicamente il nostro nome sarà visibile e saremo indicati come proprietari dell’elemento condiviso.
Colleghiamoci a Google Drive sul Web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sul file o sulla cartella che vogliamo condividere.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Ottieni link condivisibile.
Dopo alcuni istanti la condivisione tramite link dovrebbe attivarsi automaticamente. In caso contrario spostiamo il selettore verso destra per attivarla.
Facciamo clic su Impostazioni di condivisione.
Facciamo clic sulla freccia v a fianco di Chiunque abbia il link può vedere.
Adesso facciamo clic su Altro
Selezioniamo Attivo – Pubblico sul Web.
Per concludere facciamo clic su Salva e su Fine.
Da questo momento chiunque in Internet potrà trovare e accedere a questo elemento.

Interrompere la condivisione di un file di Google Drive

Se non vogliamo più condividere un file con Google Drive dobbiamo interrompere la condivisione. Vediamo come fare.
Colleghiamoci a Google Drive sul web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra l’elemento condiviso con altre persone.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi.
Facciamo clic su Avanzate (nell’angolo in basso a destra).
Facciamo clic sulla X accanto alla persona con cui vogliamo interrompere la condivisione.
Per concludere facciamo clic su Fine.

Disattivare la condivisione tramite link

Se disattiviamo la condivisione tramite link, soltanto noi e le persone con cui abbiamo condiviso l’elemento utilizzando il menu potranno ancora visualizzarlo.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra il file o la cartella.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi.
Facciamo clic sulla freccia accanto a Chiunque abbia il link
Nel menu visualizzato facciamo clic su OFF: solo persone specifiche possono accedere.
Per concludere facciamo clic su Fine.

Cosa succede se eliminiamo un file condiviso

Vediamo cosa accade se eliminiamo un file condiviso di nostra proprietà.
Le persone che possono visualizzare, commentare o modificare il file potranno crearne una copia fino al momento in cui non lo elimineremo in modo definitivo.
Per eliminare un file di Google Drive in modo definitivo spostiamolo prima di tutto nel Cestino.
Apriamo il Cestino e facciamo clic con il pulsante destro del mouse sull’elemento che vogliamo eliminare.
Per concludere facciamo clic su Elimina definitivamente.

Importante: il file e le cartelle condivisi con Google Drive possono essere eliminati soltanto dal proprietario, cioè da colui che li ha creati. Se eliminiamo un elemento condiviso che NON è di nostra proprietà, questo verrà rimosso da Google Drive ma resterà accessibile alle altre persone con cui è condiviso.

Impedire alle altre persone di modificare le impostazioni di condivisione dei file di Google Drive

Per impostazione predefinita se una persona può modificare un elemento di Google Drive che abbiamo condiviso con lei, può anche condividerlo con altre persone. Vediamo come impedire che questo accada.

Colleghiamoci a Google Drive sul web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra l’elemento condiviso con altre persone.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi…
In basso a destra facciamo clic su Avanzate.
Si aprirà la finestra Impostazioni di condivisione.
Selezioniamo la casella a fianco di Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuovi utenti.
Facciamo clic su Salva modifiche.
Per concludere facciamo clic su Fine.

Impedire alle altre persone di scaricare, stampare e copiare un nostro file

Se vogliamo impedire il download, la stampa e la copia di un nostro file, sempre nella finestra Impostazioni di condivisione selezioniamo la casella Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori.
Facciamo clic su Salva modifiche.
Per concludere facciamo clic su Fine.

Visualizzare i file condivisi con noi

Concludiamo la guida su come condividere file con Google Drive spiegando come visualizzare i file e le cartelle che le altre persone hanno condiviso con noi.
Colleghiamoci a Google Drive sul Web.
Nel menu a sinistra facciamo clic su Condivisi con me.
In questa pagina potremo visualizzare tutti gli elementi condivisi con noi, compresi quelli condivisi tramite link che abbiamo aperto.
Per ogni elemento potremo visualizzare la data in cui il file è stato condiviso con noi, il proprietario del file e il tipo di documento.