Condividere file di Google Drive

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Condividere file di Google Drive

Tutti i file presenti in Google Drive (→ cos’è e come funziona Google Drive) sono privati, cioè visibili soltanto dall’utente che li ha caricati, ma possono diventare accessibili anche ad altri se scegliamo di condividerli.
Se scegliamo di condividere file di Google Drive consentiremo ad altre persone di modificare, commentare o soltanto visualizzare gli elementi condivisi. Inoltre qualsiasi variazione apportata sarà immediatamente visibile a tutte le persone con cui il file è stato condiviso.
La condivisione di un file o di una cartella può essere effettuata in due modi diversi: direttamente in Google Drive oppure tramite un link o un allegato email.
Vediamo come condividere file e cartelle di Google Drive e come impostare il livello di visibilità e i permessi di visualizzazione.
Importante: facciamo sempre molta attenzione alla scelta delle impostazioni di condivisione per tutelare la privacy ed evitare che i nostri file siano accessibili a persone indesiderate.

1º Metodo | Condividere file di Google Drive utilizzando il menù Condividi

Il primo metodo per condividere file di Google Drive consiste nell’effettuare la condivisione dell’elemento utilizzando il menu Condividi.
Colleghiamoci a Google Drive sul web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra il nome del file o sopra la cartella che vogliamo condividere.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi.
Si aprirà la finestra Condividi con altri utenti.

Se vogliamo selezionare più elementi contemporaneamente procediamo in questo modo.
Premiamo e teniamo premuto il tasto Ctrl (o Control) sulla tastiera del computer.
Facciamo clic con il pulsante sinistro del mouse sopra i file e le cartelle che vogliamo condividere.

Scegliere le persone con cui condividere un file

Nel riquadro Inserisci nomi o indirizzi email… digitiamo il nome o l’indirizzo email della persona oppure il gruppo Google con cui vogliamo effettuare la condivisione.
Importante: se condividiamo un file o una cartella con un indirizzo email non associato a un account Google, l’elemento condiviso potrà soltanto essere visualizzato.
Per effettuare la condivisione con più persone digitiamo altri indirizzi email.

Selezionare le autorizzazioni di condivisione degli elementi condivisi

Adesso dobbiamo selezionare le autorizzazioni di condivisione per l’elemento condiviso.
Le autorizzazioni di condivisione consentono di definire cosa le altre persone possono o non possono fare con il nostro file o con la nostra cartella condivisa.
Importante: le autorizzazioni di condivisione non sono definitive e possono essere modificate in qualsiasi momento.
Per selezionare le autorizzazioni di condivisione facciamo clic su Modifica direttamente i file (il riquadro con la matita).

Autorizzazioni di condivisione per i file di Google Drive

  • Può modificare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file potranno eseguire le operazioni precedenti ma anche:
    • modificare documenti, fogli di lavoro, presentazioni e disegni
    • condividere oppure annullare la condivisione di file con altre persone
    • aggiungere e rimuovere file da una cartella
  • Può commentare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file potranno:
    • visualizzare i file condivisi
    • aggiungere commenti ai file
      Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file NON potranno:
    • modificare documenti, fogli di lavoro, presentazioni e disegni
  • Può visualizzare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso il file potranno:
    • visualizzare i file condivisi
    • effettuare il download e sincronizzare file su un altro dispositivo
    • creare una copia del file o della cartella da salvare in Google Drive

Autorizzazioni di condivisione per le cartelle di Google Drive

  • Può solo visualizzare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso la cartella potranno visualizzarla e aprire tutti i file che contiene.
  • Può organizzare, aggiungere e modificare
    Se selezioniamo questa opzione le persone con cui abbiamo condiviso la cartella potranno aprire, modificare, eliminare e spostare tutti i file che contiene.
    Le persone potranno anche aggiungere file all’interno della cartella condivisa.

Importante: il file e le cartelle condivisi in Google Drive possono essere eliminati soltanto dal proprietario, cioè da colui che li ha creati.

Inviare file ad altre persone

Dopo aver selezionato le autorizzazioni di condivisione facciamo clic su Invia. Se vogliamo aggiungere qualche informazione scriviamola all’interno della casella Aggiungi una nota prima cliccare su Invia.
A questo punto verrà inviata una email alla persona con con abbiamo effettuato la condivisione. L’email conterrà un link per accedere all’elemento condiviso in Google Drive.
Se non vogliamo inviare l’email, nella finestra Condividi con altri utenti facciamo clic su Avanzate e deselezioniamo la casella Invia notifiche.

Il secondo metodo per condividere file di Google Drive consiste nell’effettuare la Condivisione tramite link.

Colleghiamoci a Google Drive sul Web.
Facciamo clic sul nome del file o della cartella che vogliamo condividere.
In alto nel menu facciamo clic su Ottieni link condivisibile (la prima icona in alto a destra).
Dopo alcuni istanti la condivisione tramite link verrà attivata automaticamente.
Facciamo ancora clic su Ottieni link condivisibile.
Sotto Chiunque abbia il link può visualizzarlo sarà visualizzato il link relativo al file o alla cartella che vogliamo condividere.
Copiamo e incolliamo questo link in un’email o in un documento per condividere il file o la cartella.

Adesso dobbiamo selezionare le impostazioni di condivisione.
Per impostazione predefinita la condivisione tramite link consentirà soltanto la visualizzazione del file o della cartella.
Per modificare questa impostazione facciamo clic su Impostazioni di condivisione (sotto il link).
Si aprirà la finestra Condividi con altri utenti.
Le impostazioni di condivisione che possiamo selezionare sono le seguenti.

  • Chiunque abbia il link può modificare
    Qualsiasi persona in possesso del link potrà visualizzare ma anche modificare il contenuto dell’elemento condiviso.
  • Chiunque abbia il link può commentare (opzione disponibile solo per i file)
    Qualsiasi persona in possesso del link potrà visualizzare ma anche commentare il contenuto dell’elemento condiviso.
  • Chiunque abbia il link può vedere
    Questa è l’opzione predefinita. Qualsiasi persona in possesso del link potrà visualizzare il contenuto dell’elemento condiviso.

Se facciamo clic su Altro… potremo scegliere ulteriori impostazioni di condivisione.

  • Attivo – Pubblico sul Web
    Chiunque navighi in Internet potrà trovare e accedere al file o alla cartella tramite i risultati di ricerca o l’indirizzo web senza nessuna richiesta di autenticazione.
  • Attivo – Chiunque abbia il link
    Qualsiasi persona in possesso del link potrà accedere al file o alla cartella senza nessuna richiesta di autenticazione.
  • Non attivo – Persone specifiche
    Il proprietario sarà l’unico in grado di accede al file o alla cartella fino a quando non deciderà di condividerlo.

Se abbiamo fatto clic su Altro… selezioniamo le impostazioni e facciamo clic su Salva altrimenti per concludere facciamo clic su Fine.

Interrompere la condivisione di un file di Google Drive

Se non vogliamo più condividere file con Google Drive dobbiamo interrompere la condivisione.
Colleghiamoci a Google Drive sul web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra il file o la cartella.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi.
Facciamo clic su Avanzate (nell’angolo in basso a destra).
Adesso facciamo clic sulla X accanto alla persona con cui vogliamo interrompere la condivisione.
Per concludere e interrompere la condivisione facciamo clic su Fine.

Se eliminiamo un link a un file soltanto noi e le persone con cui l’abbiamo condiviso tramite nome o indirizzo email potranno ancora visualizzarlo.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra il file o la cartella.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi.
Facciamo clic sulla freccia accanto a Chiunque abbia il link
Facciamo clic su Altro
Adesso facciamo clic su Non attivo – Persone specifiche.
Per concludere ed eliminare un link a un file facciamo clic su Salva e su Fine.

Eliminare un file condiviso

Vediamo cosa accade se eliminiamo un file condiviso di nostra proprietà.
Le persone che possono visualizzare, commentare o modificare il file potranno crearne una copia fino al momento in cui non lo elimineremo in modo definitivo.
Per eliminare un file di Google Drive in modo definitivo spostiamolo prima di tutto nel Cestino.
Adesso apriamo il Cestino e facciamo clic con il pulsante destro del mouse sull’elemento che vogliamo eliminare.
Per concludere facciamo clic su Elimina definitivamente.

Se invece se eliminiamo un file condiviso che NON è di nostra proprietà, il file verrà rimosso da Google Drive ma resterà accessibile alle altre persone con cui è condiviso.

Impedire alle altre persone di modificare le impostazioni di condivisione

Per impostazione predefinita se una persona può modificare un file o una cartella può anche condividere il file o la cartella con altre persone. Vediamo come impedire che questo accada.

Colleghiamoci a Google Drive sul web.
Posizioniamo il puntatore del mouse sopra il file o sopra la cartella condivisa.
Facciamo clic con il pulsante destro del mouse.
Nel menu visualizzato facciamo clic su Condividi…
In basso a destra facciamo clic su Avanzate.
Si aprirà la finestra Impostazioni di condivisione.
Selezioniamo la casella a fianco di Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone.
Facciamo clic su Salva modifiche.
Per concludere facciamo clic su Fine.

Impedire alle altre persone di scaricare, stampare e copiare un nostro file

Se vogliamo impedire il download, la stampa e la copia di un nostro file sempre nella finestra Impostazioni di condivisione selezioniamo la casella Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori.
Facciamo clic su Salva modifiche.
Per concludere facciamo clic su Fine.

File condivisi con noi

Concludiamo la guida su come condividere file con Google Drive spiegando come visualizzare i file e le cartelle che le altre persone hanno condiviso con noi.
Colleghiamoci a Google Drive sul Web.
Nel menu a sinistra facciamo clic su Condivisi con me.
In questa pagina potremo visualizzare tutti i file e tutte le cartelle condivise con noi e tutti i file condivisi tramite link che abbiamo aperto.
Il primo elemento visualizzato sarà l’ultimo condiviso con noi. Inoltre potremo visualizzare la data di condivisione, il proprietario del file e il tipo di documento.